les Politiques de l'ÉPE

 

Les objectifs de l’Évaluation de l’exercice effectuée par l’Ordre sont les suivants.

  • Satisfaire aux obligations statutaires de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR).
  • Assurer au public et aux parties concernées que les diététistes (Dt.P.) exercent de façon sûre, compétente et éthique.
  • Donner un renforcement positif aux Dt.P. qui offrent des services de diététique sûrs, de manière compétente et éthique.
  • Aider les Dt.P. à améliorer leur compétence individuelle dans un milieu positif et favorable au moyen de processus souples et acceptables pour les membres.

Notification

La LPSR stipule que les membres doivent recevoir un avis au moins 14 jours avant le début de l’évaluation. Chaque année, les membres sélectionnés au hasard pour l’Évaluation de l’exercice sont informés en mars de leur obligation de se prêter à cette évaluation.

Conformité

L’Évaluation de l’exercice par l’Ordre est obligatoire pour tous les membres, qu’ils soient sélectionnés au hasard ou autrement. Si un membre de participe pas pleinement à l’Évaluation de l’exercice ou ne coopère pas avec l’évaluatrice ou le Comité d’assurance de la qualité (CAQ), le Comité peut transmettre le cas au Comité des enquêtes, des plaintes et des rapports de l’Ordre.

Attentes

Coopérer avec le Comité d’AQ et l’évaluatrice de l’Ordre signifie que le membre est tenu de faire ce qui suit, s’il y a lieu.

  • Participer au programme d’évaluation de l’exercice conçu pour évaluer ses connaissances, ses compétences et son jugement.
  • Autoriser l’évaluatrice à entrer dans son milieu de travail et à inspecter les lieux où il exerce.
  • Autoriser l’évaluatrice à inspecter les dossiers de soins de ses patients.
  • Donner au Comité ou à l’évaluatrice les renseignements requis concernant les soins des patients ou les dossiers de soins aux patients dans la forme précisée par le Comité ou l’évaluatrice. 
  • S’entretenir avec le Comité ou l’évaluatrice si on le lui demande.

Format

Un questionnaire de pré-évaluation permet de déterminer les outils d’évaluation précis à utiliser pour le membre en fonction de son exercice. Ce questionnaire s’ajoute à l’information sur le membre disponible dans la base de données de l’ODO ou la confirme en posant des questions sur le champ d’exercice, les types de clients, les types de services fournis, le domaine d’exercice, le cadre de travail, les membres de l’équipe et les systèmes d’évaluation du rendement.
 
L’Évaluation par les pairs et de l’exercice peut aussi comprendre, sans toutefois s’y limiter, une ou plusieurs des méthodes d’évaluation suivantes, qui peuvent être effectuées ensemble, successivement ou par étape.

  • Demander au membre de répondre, oralement ou par écrit, à des questions qui portent sur son exercice.
  • Demander au membre de résoudre des mises en situation ou des études de cas se rattachant à la diététique.
  • Examiner les dossiers des clients, l’auto-évaluation du membre et ses dossiers de perfectionnement professionnel.
  • Interroger le membre, son employeur, les employés, les collègues, les pairs et les clients.

Énoncé de politique

Chaque année, l’Ordre sélectionne au hasard les noms de membres admissibles qui doivent participer à l’Évaluation par les pairs et de l’exercice. Un membre peut aussi être tenu de se prêter à l’Évaluation par les pairs et de l’exercice de l’Ordre pour d’autres raisons (p. ex. non-conformité à d’autres exigences d’assurance de la qualité (comme l’Outil d’autoformation ou l’OAEC) ou à la demande du Comité d’assurance de la qualité (CAQ).

Procédure

1. Membres admissibles à la sélection aléatoire
  1. Chaque année, en mars, l’Ordre sélectionne au hasard 10 % de ses membres.
  2. Les critères établis pour la composition du groupe formé aléatoirement doivent exclure :
    1. les membres qui n’exercent pas en Ontario;
    2. les membres dont le certificat d’inscription est suspendu;
    3. les membres qui ont un certificat temporaire d’inscription;
    4. les membres qui ont obtenu leur certificat général d’inscription moins de 12 mois avant la date de la sélection aléatoire;
    5. les membres qui ont subi l’Évaluation par les pairs et de l’exercice de l’Ordre au cours des cinq années précédentes;
    6. les membres ayant droit à un report automatique 
      • membres des comités ou du Conseil de l’Ordre,
      • personnel de l’assurance de la qualité de l’ODO,
      • évaluatrices de l’Évaluation de l’exercice.
2. Membres ciblés

A member may be required to undergo the Peer and Practice Assessment:

  1. Le Comité constate que le membre n’a pas honoré son obligation de remplir l’Outil d’autoformation et l’Outil d’acquisition et d’évaluation des connaissances de la jurisprudence. Cela comprend tous les membres ayant un certificat général d’inscription peu importe leur date d’adhésion à l’ODO, l’année de leur dernière EPE ou leur lieu de résidence.
  2. Que d’autres mesures aient été prises ou non comme suite à un rapport d’Évaluation par les pairs et de l’exercice et que le Comité conclut qu’une réévaluation est requise.
  3. Si le membre répond à d’autres critères établis par le Comité, qui ont été publiés et diffusés aux membres.
3. Report automatique

Si un membre occupant un des postes indiqués ci-dessous est sélectionné aléatoirement parmi un groupe de membres, l’Évaluation de l’exercice est reportée pour une période d’un an après la date de la fin de son mandat, soit la dernière date à laquelle il a agi à titre d’évaluatrice de l’Ordre ou à laquelle il a travaillé à l’Ordre. Un report automatique est accordé à ces membres pour réduire ou éliminer tout avantage pour le membre ou toute apparence de partialité pouvant découler de son engagement à l’Ordre.

  • Membres du Conseil de l’ODO
  • Membres du Comité d’assurance de la qualité et du personnel de l’assurance de la qualité de l’ODO
  • Évaluatrices de l’Évaluation de l’exercice

Si un des membres indiqués ci-dessus est admissible en raison d’autres motifs que la sélection aléatoire, il doit se prêter à l’Évaluation de l’exercice.
 
Dans un tel cas, le Comité d’AQ peut envisager modifier l’Évaluation de l’exercice pour réduire ou éliminer tout avantage pour le membre ou toute apparence de partialité pouvant découler de son engagement à l’Ordre. De plus, le Comité peut déterminer si d’autres mesures doivent être prises pour modifier ou même suspendre l’engagement de la personne concernée en tant que membre du Comité, d’évaluatrice ou de membre du personnel compte tenu des motifs pour lesquels il a été ciblé.

Démission après la sélection aléatoire

Un membre qui démissionne de l’Ordre après avoir été sélectionné aléatoirement pour l’Évaluation par les pairs et de l’exercice, mais avant la date prévue de ladite évaluation n’est pas tenu de participer à l’Évaluation par les pairs et de l’exercice. Si le membre fait une nouvelle demande d’adhésion à l’Ordre, il sera tenu, après sa réintégration, de se prêter à l’Évaluation par les pairs et de l’exercice au prochain cycle.

Énoncé de politique

Chaque année, l’Ordre sélectionne au hasard les noms de membres admissibles qui doivent participer à l’Évaluation par les pairs et de l’exercice (EPE). Un membre peut aussi être tenu de se prêter à l’EPE de l’Ordre pour d’autres raisons (p. ex. la non-conformité à d’autres exigences d’assurance de la qualité, comme l’OA ou l’OAECJ ou une demande du Comité d’assurance de la qualité).

Procédure

  • Dix pour cent (10 %) des membres admissibles sont sélectionnés pour participer à la première étape de l’EPE, la rétroaction multisource. L’annexe A, ci-jointe, présente le processus en deux étapes de l’EPE.
  • Dans les 90 jours qui suivent la notification, chaque membre est tenu de :
    • remplir un questionnaire d’auto-évaluation;
    • présenter au moins six sondages auprès des collègues*
    • présenter au moins neuf sondages auprès des patients (s’il y a lieu)*
    • demander à au moins neuf patients de remplir de façon anonyme un sondage à l’intention des patients.*

      * L’EPE en une étape est considérée terminée si au moins six sondages auprès des patients et au moins quatre sondages auprès des collègues ont été reçus et que la rétroaction est positive.
  • Quand les résultats des sondages ont été compilés, les membres dont les résultats de la rétroaction multisource se situent en deçà des normes acceptables et les membres sélectionnés aléatoirement (3 %) dont les résultats respectent ou surpassent les normes acceptables établies par le Comité d’AQ doivent passer à la deuxième étape, soit l’entretien fondé sur le comportement et l’examen des dossiers ou le rappel stimulé.
  • Le personnel de l’AQ envoie à chaque membre les résultats de la rétroaction de la première étape et, s’il y a lieu, les prochaines étapes de l’EPE en deux étapes. Toute personne qui n’est pas tenue de passer à la deuxième étape est considérée comme ayant terminé l’EPE et est retirée de la sélection aléatoire pour les cinq prochaines années.
  • Les membres qui passent à la deuxième étape sont informés en ligne de chacune des étapes du processus. Un résumé de la marche à suivre est présenté à l’Annexe B.

Processus de l’EPE en deux étapes

Processus de l’EPE en deux étapes flowchart

Processus de l’étape 2

Processus de l’étape 2 flowchart

 

Énoncé de politique

Les membres de l’Ordre peuvent officiellement demander le report de l’Évaluation par les pairs et de l’exercice s’il y a des circonstances atténuantes. Le Comité d’assurance de la qualité examine ces demandes de façon juste, équitable et objective en fonction des circonstances propres au membre. Le personnel peut accepter les demandes qui répondent aux critères établis dans la politique au nom du Comité, mais ne refuse aucune demande sans examen préalable du Comité.

Procédure

1. Dépôt d’une demande

1.1  Les membres de l’Ordre qui souhaitent officiellement demander un report de l’Évaluation par les pairs et de l’exercice doivent le faire par écrit. Les demandes présentées par courriel et télécopieur sont acceptées. La demande doit être faite au nom du membre si le membre est incapable de la faire lui-même.

1.2  L’Ordre doit recevoir la demande de report au moins un mois (1er juin) avant la fin de la période de temps durant laquelle l’Évaluation par les pairs et de l’exercice devait être effectuée. Dans certaines circonstances, il peut être nécessaire de déposer une demande après cette période de temps. Dans de tels cas, le membre doit fournir le motif du retard de la demande.

2. Détails de la demande

La demande écrite doit comprendre ce qui suit.

  1. Le nom et le numéro d’inscription du membre.
  2. Toute information ou toute raison pertinente et à l’appui de la demande qui aiderait le Comité à prendre une décision.
  3. L’indication de la situation professionnelle actuelle.
  4. Sur demande, toute documentation à l’appui, p. ex. notes ou lettre d'un médecin.

La décision peut être retardée ou la demande de prolongation ou de report peut être refusée s’il n’y a pas assez d’information pour prendre une décision. Dans une telle situation, le membre en est informé, par écrit, et peut choisir de fournir plus d’information.

3. Décisions du Comité ou du personnel concernant une demande de report

3.1  Le membre est informé par courriel de la décision, généralement dans les cinq jours ouvrables qui suivent la réception de sa demande.

3.2  L’Évaluation de l’exercice est reportée pour les membres sélectionnés au hasard qui ne peuvent pas s’y prêter pour des raisons comme les suivantes.

  • Maladie ou invalidité
  • Deuil
  • Épreuve personnelle
  • Congé autorisé
  • Congé de maternité ou parental
  • Hospitalisation

Les membres doivent alors participer à l’Évaluation de l’exercice durant la période d’évaluation de l’exercice de l’année suivante.

3.3 Le Comité examine au cas par cas les demandes de report des membres qui avaient été ciblés pour participer à l’Évaluation de l’exercice de l’Ordre. Le Comité examine ces demandes de prolongation ou de report au cas par cas.

3.4 Si la demande est faite pour une prolongation ou un report d’une période précise, l’Ordre peut tenir compte de ce délai, sans toutefois s’y limiter.

3.5 Le membre est informé par écrit de la décision de l’Ordre. Cette notification est habituellement envoyée au membre par courriel dans les cinq jours ouvrables qui suivent la décision de l’Ordre.

 

Énoncé de politique

À la réception du rapport de l’évaluatrice, le membre doit être informé de ses droits de présenter une réponse au Comité d’assurance de la qualité avant que le Comité ne prenne une décision. Le Comité doit tenir compte de la réponse du membre et du rapport de l’évaluatrice au moment de prendre sa décision.

Procédure

1. Présentation d’une réponse écrite au rapport

Tout membre de l’Ordre qui souhaite que le Comité tienne compte d’autres faits ou d’autre information (réponse du membre) avant la prise de décision concernant le rapport de l’évaluatrice sur l’Évaluation par les pairs et de l’exercice doit en faire la demande enligne au site Web de l'Ordre.

Cette demande doit être envoyée dans les 14 jours qui suivent la date de la lettre de notification du rapport de l’évaluatrice. Les membres recevront un accusé automatique de réception de leur demande envoyé par l’Ordre.

2. Décision du Comité ou du groupe d’experts concernant la réponse du membre

Le Comité, ou un groupe d’experts, tient compte des documents envoyés par le membre et des rapports de l’évaluatrice sur l’Évaluation par les pairs et de l’exercice pour déterminer les étapes suivantes :

  1. Accepter le rapport de l’évaluatrice et poursuivre le processus de l’EPE.
  2. Exiger que le membre se soumette à une nouvelle Évaluation par les pairs et de l’exercice avec la même évaluatrice ou avec une autre.
  3. Adopter toute autre mesure qui relève de son autorité.

Selon les circonstances, le Comité peut exiger que le membre paie les coûts d’une nouvelle Évaluation par les pairs et de l’exercice.

La décision peut être retardée si le Comité a besoin de plus d’information pour prendre sa décision.

Énoncé de politique

Les membres ont le droit de demander que le Comité d’assurance de la qualité revoie sa décision afférente au rapport de l’évaluatrice pour l’Évaluation par les pairs et de l’exercice. Le Comité doit tenir compte des demandes de révision de la décision présentées par les membres.

Procédure

1. Dépôt d’une demande

1.1  Tout membre de l’Ordre qui souhaite que le Comité révise sa décision afférente au rapport de l’évaluatrice pour l’Évaluation par les pairs et de l’exercice doit en faire la demande par écrit.

1.2  L’Ordre doit recevoir la demande dans les 30 jours qui suivent la date de la lettre de notification de la décision du Comité. La demande peut être envoyée à l’Ordre par la poste, par télécopieur ou électroniquement.

1.3  Une lettre est envoyée au membre dans les cinq jours ouvrables pour accuser réception de sa demande. Il est aussi possible que l’Ordre communique avec le membre autrement.

2. Détails de la demande

La demande écrite doit inclure ce qui suit.

  1. Le nom et le numéro d’inscription du membre.
  2. La raison expliquant la demande de révision de la décision du Comité.
  3. Toute information ou toute raison pertinente et à l’appui de la demande de révision de la décision du Comité qui aiderait le Comité dans ses délibérations.
3. Décision du Comité ou du groupe d’experts concernant la demande de révision d’une décision

3.1  Le Comité, ou un groupe d’experts, tient compte des demandes des membres au cas par cas. Cela comprend un examen des documents envoyés par le membre, de la décision du Comité et du ou des rapports de l’évaluatrice sur l’Évaluation par les pairs et de l’exercice.

3.2  Le Comité, ou un groupe d’experts, peut choisir une des possibilités suivantes.

  1. Ne rien faire et poursuivre le processus de l’Évaluation par les pairs et de l’exercice et de l’amélioration conformément au règlement et aux politiques sur l’AQ.
  2. Exiger que le membre se soumette à une nouvelle Évaluation par les pairs et de l’exercice avec la même évaluatrice ou avec une autre.
  3. Adopter toute autre mesure qui relève de son autorité.

3.3   La décision du Comité au sujet de la demande de révision est communiquée par écrit au membre dans les cinq jours ouvrables qui suivent la date de la décision.

3.4  Selon les circonstances, le Comité peut exiger que le membre paie les coûts d’une nouvelle Évaluation par les pairs et de l’exercice.

3.5  La décision peut être retardée si le Comité a besoin de plus d’information pour prendre sa décision.

Énoncé de politique

Un membre qui a un handicap (tel que défini par le Code des droits de la personne) et qui a par conséquent besoin de mesures d’accommodement pour se prêter à l’évaluation, peut demander à l’Ordre de prendre les dispositions nécessaires. L’Ordre des diététistes de l’Ontario travaille avec le membre pour répondre à ses besoins en veillant au respect de la confiance en soi, de l’individualité, de la vie privée, de la confidentialité, du niveau d’aise et de l’autonomie

Procédure

  1. L’Ordre doit recevoir une demande écrite ou faite au moyen d’un autre support permanent au moins 30 jours ouvrables avant la date de l’évaluation ou avant que la date de l’évaluation soit établie. Les demandes reçues plus tard sont examinées, mais l’adoption des mesures d’accommodement nécessaires peut entraîner un délai dans l’évaluation de l’exercice.
  2. La demande du membre doit inclure de la documentation au sujet du handicap concerné et une description de la mesure d’accommodement particulière demandée.
  3. L’Ordre travaille avec le membre pour répondre à ses besoins particuliers et veille à ce qu’il ait la juste possibilité de démontrer sa compétence.
  4. Des mesures temporaires ou permanentes peuvent être nécessaires pour s’assurer que le membre soit en mesure de participer à l’Évaluation par les pairs et de l’exercice en temps opportun.
  5. L’Ordre assume tous les coûts engagés pour les mesures d’accommodement adoptées pour répondre aux besoins particuliers du membre.

Énoncé de politique

Le Comité d’assurance de la qualité nomme des diététistes qualifiées pour effectuer l’Évaluation par les pairs et de l’exercice d’une façon juste, confidentielle, sûre et uniforme. Les évaluatrices effectuent l’Évaluation par les pairs et de l’exercice et préparent des rapports pour le Comité d’assurance de la qualité conformément aux procédures établies approuvées par l’Ordre.

Procédure

  1. La régistratrice et directrice générale et le personnel de l’assurance de la qualité recrutent les évaluatrices pour l’Évaluation par les pairs et de l’exercice à partir d’une description de poste écrite précisant les qualifications, les rôles et les responsabilités[i]. Les postes sont annoncés dans le bulletin de l’Ordre, Questions de réglementation, et la sélection est faite en fonction des CV reçus, des lettres de demande, des entrevues et des références.
  2. Le personnel présente les noms de diététistes qualifiées au Comité d’assurance de la qualité pour la nomination à titre d’évaluatrice de l’Ordre.
  3. La régistratrice et directrice générale et le personnel de l’assurance de la qualité établissent le taux de rémunération des évaluatrices en fonction de la valeur de marché.
  4. Les évaluatrices signent un contrat avec l’Ordre. Celui-ci précise les attentes[ii], y compris celles portant sur le nombre d’évaluations qui devraient être effectuées au cours d’une période précise, les rôles et responsabilités, la rémunération, la confidentialité, les conflits d’intérêts et la durée du contrat.
  5. L’Ordre fournit aux évaluatrices la formation pertinente.
Le Comité nomme une évaluatrice pour chaque évaluation. Cela peut se faire à partir de critères objectifs et au moyen d’une rotation jumelant la prochaine évaluatrice disponible au tableau des évaluatrices au prochain membre devant être évalué.
 
[i] Voir les rôles et responsabilités des évaluatrices de l’Ordre
 
[ii] Voir le contrat pour les évaluatrices