NE PAS RECEVOIR D’AVIS N’EST PAS UNE JUSTIFICATION VALABLE
Le fait de ne pas recevoir de correspondance de L’Ordre n’est jamais une justification acceptable pour manquer une échéance ou déroger à une exigence. L’Ordre envoie des avis importants bien avant les échéances avec plusieurs rappels, dans le bulletin de l'Ordre, sur notre site web, sur Facebook et Twitter.
Malgré tous nos efforts, nous apprenons que certaines diététistes n’ont pas reçu des renseignements essentiels. Habituellement, la raison en est que leurs coordonnées n’ont pas été mises à jour dans les dossiers de l’Ordre quand elles ont déménagé ou changé de lieu de travail
POURQUOI EST-IL IMPORTANT DE METTRE VOS COORDONNÉES À JOUR IMMÉDIATEMENT?
Voici quatre exemples de ce qui s’est passé quand l’Ordre n’a pas été averti des nouvelles coordonnées.
1. Une membre a appelé l’Ordre parce que son certificat temporaire allait arriver à échéance mais elle n’avait pas reçu ses résultats de l’examen.
Le personnel a examiné son dossier et a constaté que ses résultats lui avaient été envoyés quatre semaines avant son appel. La membre avait déménagé peu après le traitement de sa demande et avait oublié de changer ses coordonnées dans son profile à l’Ordre.
2. Une membre a laissé un message vocal en indiquant son nom mais pas son numéro de téléphone.
Quand le personnel l’a cherchée dans la base de données de l’Ordre, il ne l’a pas trouvée et n’a pas pu répondre à sa demande. La membre a rappelé plus tard parce qu’elle n’avait pas eu de réponse à son message. C’est à ce moment-là qu’elle a révélé qu’elle s’était mariée et utilisait maintenant le nom de son époux.
3. L’Ordre a envoyé à une membre un avis qu’elle devait remplir l’Outil OUTIL D'APPRENTISSAGE ET D'ÉVALUATION DES CONNAISSANCES DE LA JURISPRUDENCE (OAECJ).
Elle n’a jamais reçu l’avis ni les rappels parce. Par conséquent, elle n’a pas rempli l’OAECJ avant l’échéance et le Comité d’assurance de la qualité a transmis son dossier au Comité de plaintes et des rapports parce qu’elle n’avait respecté les exigences du Programme d’assurance de la qualité.
4. Une membre a déménagé sans changer ses coordonnées dans son dossier.
Par conséquence, elle n’a pas reçu :
- l’avis de renouvellement annuel
- le bulletin de l’Ordre avec le rappel pour le renouvellement
- les rappels pour courrier électronique concernant l’échéance
- l’avis de pénalité pour avoir mangé l’échéance, et
- l’avis de sa suspension pour non-paiement de sa cotisation
La membre a découvert qu’elle avait été suspendue uniquement lorsqu’une collègue lui a dit que sa suspension avait été publiée dans le bulletin de l’Ordre. Pour réintégrer les rangs de l’Ordres, elle a payé sa cotisation annuelle et la pénalité. La pénalité n’a pas été abandonnée puisque la date de renouvellement est la même chaque année, le 31 octobre. Ainsi, même si elle n’avait pas reçu d’avis, elle devait communiquer avec l’Ordre au moment du renouvellement annuel et renouveler son adhésion.
METTRE SES COORDONNÉES À JOUR EST UNE RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE
En tant que professionnelles de la santé réglementées, les diététistes ont la responsabilité de mettre leurs coordonnées à jour afin que l’Ordre puisse communiquer avec elles au besoin et éviter des problèmes comme ceux décrits ci-dessus.
Selon le Règlement sur la faute professionnelle (article 35.2) : « ne pas informer la registratrice d'un changement dans les renseignements requis devant figurer dans le registre de l'ordre, dans les 30 jours suivant le changement » est considéré comme une faute professionnelle.