Les PolitiquesOutil d'Autoformation

L’Outil d’autoformation (OA) aide les diététistes à réfléchir à la nature de leur exercice et à leur compétence professionnelle, et les oblige à élaborer des plans de perfectionnement professionnel. 

Les membres utilisent l’OA pour :

  • relever leurs points forts;
  • relever les points à améliorer;
  • évaluer les plans d’apprentissage de l’année précédente afin de déterminer si elles ont acquis les compétences visées dans des domaines particuliers;
  • dresser des plans d’apprentissage pour améliorer des domaines particuliers de compétence.

Délai de notification

Les membres admissibles à l’OA sont informés de l’exigence de remplir l’OA en août, ce qui leur donne un délai d’au moins 60 jours pour le compléter. L’OA en ligne est mis à la disposition des membres du 1er septembre au 31 octobre.

Attentes par rapport aux membres

Tous les membres admissibles sont tenus de remplir l’OA en ligne en utilisant les formulaires fournis. Les objectifs doivent refléter les compétences et les normes essentielles à l’exercice de la diététique.

Énoncé de politique

Les membres admissibles de l’Ordre des diététistes de l’Ontario doivent annuellement évaluer ce qui suit.

  • Leur propre rendement professionnel en utilisant des critères liés aux normes et aux compétences professionnelles : réfléchir à leurs milieux d’exercice actuels et futurs, y compris pour ce qui est des avancées technologiques, établir des objectifs de perfectionnement professionnel et rendre compte de l’atteinte des objectifs de l’année précédente.
  • Les besoins de leurs clients et les compétences et connaissances qui leur seraient utiles. Les membres utilisent l’Outil d’autoformation (OA) ou tout autre formulaire fourni par la régistratrice et directrice générale pour s’autoévaluer, réfléchir à l’exercice, établir des objectifs et rendre compte de l’atteinte des objectifs.

Procédure

Notification
  1. Chaque année, le 1er septembre, l’Ordre informe les membres du processus de présentation de l’OA et de l’échéance de remise de l’OA du 31 octobre.
  2. L’Ordre doit recevoir électroniquement l’OA rempli par le membre au plus tard le 31 octobre de chaque année.
Notification des nouveaux membres
  1. Le membre qui obtient son certificat général d’inscription après le 29 août n’est pas tenu de remettre un OA pour l’année en cours.
Membres suspendus
  1. Si le certificat d’inscription d’un membre est suspendu, il n’est pas tenu de présenter un OA pendant la suspension.
  2. Si un membre suspendu est réintégré, il est tenu de remettre l’OA de l’année en cours dans les 60 jours.

Énoncé de politique

Les membres de l’Ordre peuvent obtenir une prolongation de la date de présentation de leur OA annuel en raison de circonstances comme une hospitalisation, une maladie, une incapacité, un deuil ou une épreuve personnelle. Le Comité a délégué au personnel le pouvoir d’examiner les demandes et d’accorder les prolongations et les exemptions en fonction des critères établis. Le personnel ne refuse aucune demande sans examen préalable du Comité.

Procédure

1. Dépôt d’une demande

Tout membre de l’Ordre qui souhaite demander une exemption ou une prolongation de la date de présentation de son OA annuel doit le faire par écrit à la coordonnatrice de l’AQ.

Les demandes d’exemption ou de prolongation doivent être reçues une semaine avant l’échéance du 31 octobre.

Détails de la demande d’exemption ou de prolongation

La demande écrite doit comprendre ce qui suit.

  1. Le nom du membre
  2. La demande d’exemption ou de prolongation
  3. La situation professionnelle actuelle
  4. Toute information ou toute raison pertinente et à l’appui de la demande qui aiderait le Comité à prendre une décision. Ces renseignements peuvent comprendre la prolongation demandée, les certificats médicaux, notes ou lettres appuyant une raison médicale à la demande, toute documentation à l’appui provenant d’autres sources ou personnes.

 Au besoin, on demande au membre de fournir des renseignements additionnels

2. Décisions du Comité ou du personnel concernant la demande d’exemption ou de prolongation
  1. Toutes les demandes d’exemption ou de prolongation sont examinées par le personnel de l’AQ au nom du Comité.
  2. Le membre est informé par courriel de la réception de sa demande dans les cinq jours ouvrables.
  3. Le personnel de l’AQ accorde l’exemption ou la prolongation au nom du Comité en prenant en considération les circonstances atténuantes comme une hospitalisation, une maladie, une incapacité, un deuil ou une épreuve personnelle. Le membre qui a obtenu une prolongation et qui retourne au travail après le 15 avril devra présenter son OA l’année suivante.
  4. Les demandes d’exemption ou de prolongation pour d’autres raisons que celles indiquées au point 3 (iii) sont dirigées vers le Comité. Les décisions sont prises au cas par cas.
  5. Si la demande vise une période précise pour l’exemption ou la prolongation, le Comité et le personnel peuvent prendre connaissance de la demande, mais approuver une autre période.
  6. Le membre est informé de la décision par écrit. Cette notification lui est envoyée dans les cinq jours ouvrables suivant la décision.
  7. Quand une prolongation est accordée, si le membre demande une prolongation additionnelle, il doit présenter une autre demande écrite.
3. Congé de maternité et congé parental

Exemptions will not be granted for maternity/parental leave.  Extensions will be considered.

4. Demandes de prolongation répétées en raison d’une invalidité de longue durée

Les membres qui, en raison d’une invalidité de longue durée, obtiennent une prolongation totalisant plus de 12 mois consécutifs doivent faire ce qui suit.

  1. Signer un formulaire d'exemption exigeant une notification écrite à la régistratrice et directrice générale dans les dix jours ouvrables suivant le retour au travail.
  2. Remplir l’OA dans la prochaine période de renouvellement.
formulaire d'exemption : cliquez ici

Énoncé de politique

La philosophie du Programme d’assurance de la qualité de l’OA comporte deux volets : aider les Dt.P. à maintenir et parfaire leurs compétences et les tenir responsables de satisfaire aux exigences du Programme d’AQ.

Par conséquent, le personnel de l’Ordre transmet au Comité d’assurance de la qualité (CAQ), aux fins d’examen, le dossier des membres qui ne se conforment pas aux exigences d’autoévaluation et de perfectionnement professionnel du Programme d’AQ. Le CAQ examine l’information au sujet de la non‑conformité du membre et détermine la mesure la plus pertinente à adopter pour respecter la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR).

Tout membre qui n’a pas présenté son OA à l’échéance établie est tenu de payer des frais d’administration de 70 $.

Définitions:

La non-conformité se définit de deux façons.

  1. Le membre n’a pas remis, comme requis, un outil à la date d’échéance établie.
  2. Le membre n’a pas remis un outil dans le format fourni par la régistratrice. Aux fins de la présente définition, un outil incomplet est un outil qui n’est pas présenté dans le format fourni par la régistratrice

On considère qu’un OA est incomplet dans les situations suivantes. 

  • Absence d’un ou des deux objectifs d’apprentissage requis, absence d’une ou des deux évaluations des objectifs d’apprentissage de l’année précédente.
  • Absence d’une réflexion ou d’une autoévaluation.
  • Inclusion d’un objectif d’apprentissage futile, insensé, sans pertinence pour la diététique ou sans lien à l’exercice.
  • Contenu tellement inapproprié dans son ensemble qu’il est jugé comme ne correspondant pas au format fourni par la régistratrice.

Procédure

Au plus tard le 1er septembre, le personnel envoie un avis écrit aux membres de l’ODO pour les informer de l’exigence de remettre leur OA au plus tard le 31 octobre et leur fait parvenir, comme il se doit, des rappels écrits tout au long de la période d’avis de 60 jours. Le personnel ne communique pas avec des membres précis pour leur rappeler leurs obligations.

Dans les 15 jours ouvrables qui suivent la date d’échéance (le 31 octobre) de l’OA ou la date de toute prolongation approuvée au préalable, le personnel repère les membres qui n’ont pas remis leur OA :

  • Ces membres sont informés de l’exigence de présenter l’OA et du fait que le Comité d’AQ examinera l’OA parce qu’il a été remis après la date d’échéance du 31 octobre.

Les dossiers des membres qui ne se conforment pas à cette demande peuvent être transmis au CEPR, qui déterminera s’il s’agit d’une faute professionnelle.

Frais d’administration

Des frais d’administration de 70 $ sont appliqués électroniquement à minuit le jour de l’échéance de la remise de l’OA.

Énoncé de politique

Chaque année, en novembre et décembre, le Comité d’AQ (CAQ) ou un groupe d’experts examine une sélection d’OA et adopte les mesures pertinentes.
Les objectifs de cet examen sont les suivants.

  1. Surveiller la conformité des membres à l’exigence de remplir une autoévaluation et de planifier leur perfectionnement professionnel dans le format fourni par la régistratrice.
  2. Surveiller la qualité générale de l’utilisation de l’OA par les membres.
  3. Donner de la rétroaction aux membres pour les aider, au besoin, à améliorer la qualité et la valeur des OA qu’ils présentent.
  4. Utiliser les résultats de l’examen aux fins d’amélioration continue de l’OA et des politiques qui s’y rattachent.

Procédure pour l’examen

Au plus tard le 1er novembre, le personnel sélectionne au hasard un pourcentage approuvé d’OA aux fins d’examen. De plus, les OA des Dt.P. dont l’OA a été jugé inadéquat ou incomplet l’année précédente sont aussi examinés. Tous les OA remis en retard par les membres font également l’objet d’un examen.

Le personnel utilise des critères établis par le CAQ pour déterminer si ces OA sont complets et si leur contenu est pertinent.

Les dossiers des membres dont l’OA est jugé incomplet ou dont le contenu est jugé impertinent sont transmis au CAQ aux fins d’examen.

Le groupe d’experts du CAQ examine les OA qui lui sont transmis en fonction des critères établis par le CAQ. Le groupe d’experts du CAQ détermine parmi les mesures suivantes celle qui convient le mieux selon le résultat de l’examen. 

OA adéquat
  • Ne rien faire :Le personnel envoie un courriel au membre pour lui indiquer que son OA a été examiné par la gestionnaire du Programme d’AQ et qu’il a été jugé comme répondant aux exigences établies par le CAQ.
OA inadéquat

Le Comité d’AQ peut faire ce qui suit.

  • Ne rien faire – À la demande du Comité, le personnel chargé de l’AQ envoie un courriel au membre pour lui indiquer que son OA a été examiné par le CAQ et qu’il a été jugé comme répondant aux exigences établies par le CAQ.
  • À la demande du Comité d'AQ, s'il est nécessaire de présenter de nouveau un des objectifs ou les deux, le personnel de l'AQ communiquera avec le membre par courriel pour lui dire qu'il trouvera la rétroaction du Comité d'AQ au sujet de son OA en ligne, sous OA. Si le 2eOA est inadéquat, le membre doit participer à un webinaire obligatoire. Voir le graphique de cheminement ci‐joint.
  • Demander au membre de participer à une Évaluation par les pairs et de l’exercice (problèmes récurrents d’OA incomplets et manquant de précision).
  • Accorder une prolongation pour remplir l’OA.+
  • *Transmettre le dossier du membre au CEPR pour non-conformité à l’exigence de présenter un OA dans le format fourni par la régistratrice (OA incomplet ou tellement inapproprié qu’il est considéré comme ne correspondant pas au format fourni par la régistratrice). Lorsqu’un dossier lui est transmis en raison d’un OA incomplet ou non présenté, le groupe d’experts tient compte des circonstances et des antécédents en matière de conformité aux exigences du Programme d’AQ et soupèse les avantages d’aider le membre à se conformer par rapport au besoin de le rendre responsable de sa conformité.

+ Voir la Politique OA 2-30, Outil d’autoformation (OA) – Demande d’exemption ou de prolongation

*En cas d’aiguillage vers le CEPR, le personne prépare l’ébauche de la lettre de décision (au moyen modèle préapprouvé) qui précise la décision du groupe d’experts du CAQ et les raisons la justifiant (à partir des critères préétablis). Le gestionnaire de l’AQ signe cette lettre de décision, qui est envoyée au membre par courriel dans les 15 jours ouvrables qui suivent la prise de la décision.

Diagramme montrant les étapes pour la procédure pour l'examen de l'OA

Examen de l'OA -- Repérage et critères

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