Scénario : Dossiers communs
Vous travaillez dans un service de santé publique et participez au programme de nutrition prénatale pour les femmes enceintes à risque élevé. Le programme est administré par un organisme communautaire indépendant, et les clientes sont celles de l'organisme, et non du service de santé publique. Vos notes sont conservées uniquement dans des dossiers qui restent dans les locaux de l'organisme. Vous savez que l'organisme ne suit pas les règles de l'Ordre concernant la sécurité et la conservation des dossiers. Cette façon de tenir les dossiers risque-t-elle de vous attirer des ennuis?
Les diététistes travaillent souvent dans des milieux dans lesquels elles doivent utiliser un dossier commun parce que cette solution est pratique et logique pour l'intervention en équipe. Cependant, l'utilisation d'un dossier commun entraîne l'obligation de veiller à ce que les pratiques de tenue de dossiers de l'établissement, de l'employeur ou de l'équipe concordent avec les attentes de l'Ordre et de la profession. Il est probable que les professionnels qui travaillent dans des organismes publics, comme des hôpitaux ou des programmes gouvernementaux, ou encore, dans des domaines réservés aux praticiens de la santé, partageront les mêmes valeurs et approches. Même dans ces situations, les diététistes devraient vérifier les pratiques de tenue de dossiers pour en confirmer la qualité.
Lorsque l'employeur, l'établissement ou le programme est administré par une entité privée, les diététistes peuvent être obligées de surveiller de plus près encore les pratiques de tenue de dossiers. Dans le scénario, les dossiers appartiennent partiellement à la diététiste. Elle doit donc vérifier que l'établissement respecte les normes professionnelles minimales. Consultez les Normes d'exercice de la profession Tenue des dossiers
Lorsque l'établissement, l'employeur ou le programme ne répond pas aux attentes applicables aux diététistes en matière de tenue de dossiers, les diététistes doivent faire la promotion d'une modification des pratiques ou, si elles n'arrivent pas à assurer la conformité avec le règlement de l'Ordre, elles peuvent être obligées de tenir des dossiers séparés. Ces mesures ne devraient pas être tenues secrètes. (voyez le scénario, Dossiers Privés).
Il est important de régler les questions de tenue de dossiers dès le début d'un nouvel emploi. Si vous occupez un poste où vous éprouvez des problèmes au sujet des dossiers, réglez-les immédiatement. Il est très difficile de les résoudre lorsqu'une relation prend fin ou qu'un différend surgit. Le contrat d'emploi ou de partenariat devrait préciser qui est le dépositaire des renseignements sur la santé et comment une diététiste pourra y avoir accès Si le dépositaire de renseignements sur la santé n’est pas la diététiste, le propriétaire devrait convenir une entente explicite conforme aux attentes de l'Ordre et de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé.