Énoncé de politique
Les membres de l’Ordre peuvent officiellement demander le report de l’Évaluation par les pairs et de l’exercice s’il y a des circonstances atténuantes. Le Comité d’assurance de la qualité examine ces demandes de façon juste, équitable et objective en fonction des circonstances propres au membre. Le personnel peut accepter les demandes qui répondent aux critères établis dans la politique au nom du Comité, mais ne refuse aucune demande sans examen préalable du Comité.
Procédure
1. Dépôt d’une demande
1.1 Les membres de l’Ordre qui souhaitent officiellement demander un report de l’Évaluation par les pairs et de l’exercice doivent le faire par écrit. Les demandes présentées par courriel et télécopieur sont acceptées. La demande doit être faite au nom du membre si le membre est incapable de la faire lui-même.
1.2 L’Ordre doit recevoir la demande de report au moins un mois (1
er juin) avant la fin de la période de temps durant laquelle l’Évaluation par les pairs et de l’exercice devait être effectuée. Dans certaines circonstances, il peut être nécessaire de déposer une demande après cette période de temps. Dans de tels cas, le membre doit fournir le motif du retard de la demande.
2. Détails de la demande
La demande écrite doit comprendre ce qui suit.
- Le nom et le numéro d’inscription du membre.
- Toute information ou toute raison pertinente et à l’appui de la demande qui aiderait le Comité à prendre une décision.
- L’indication de la situation professionnelle actuelle.
- Sur demande, toute documentation à l’appui, p. ex. notes ou lettre d'un médecin.
La décision peut être retardée ou la demande de prolongation ou de report peut être refusée s’il n’y a pas assez d’information pour prendre une décision. Dans une telle situation, le membre en est informé, par écrit, et peut choisir de fournir plus d’information.
3. Décisions du Comité ou du personnel concernant une demande de report
3.1 Le membre est informé par courriel de la décision, généralement dans les cinq jours ouvrables qui suivent la réception de sa demande.
3.2 L’Évaluation de l’exercice est reportée pour les membres sélectionnés au hasard qui ne peuvent pas s’y prêter pour des raisons comme les suivantes.
- Maladie ou invalidité
- Deuil
- Épreuve personnelle
- Congé autorisé
- Congé de maternité ou parental
- Hospitalisation
Les membres doivent alors participer à l’Évaluation de l’exercice durant la période d’évaluation de l’exercice de l’année suivante.
3.3 Le Comité examine au cas par cas les demandes de report des membres qui avaient été ciblés pour participer à l’Évaluation de l’exercice de l’Ordre. Le Comité examine ces demandes de prolongation ou de report au cas par cas.
3.4 Si la demande est faite pour une prolongation ou un report d’une période précise, l’Ordre peut tenir compte de ce délai, sans toutefois s’y limiter.
3.5 Le membre est informé par écrit de la décision de l’Ordre. Cette notification est habituellement envoyée au membre par courriel dans les cinq jours ouvrables qui suivent la décision de l’Ordre.