JEU-QUESTIONNAIRE
1. Dans le scénario, « Dossiers communs », le système de tenue de dossiers est-il adéquat?
a. Non, parce que les dossiers ne sont pas tenus conformément aux attentes de l'Ordre et de la profession.
b. Non, parce que les personnes qui contrôlent les dossiers ne sont pas des praticiens de la santé réglementés.
c. Oui, parce que les personnes servies sont des clientes de l'organisme, et non de la diététiste.
d. Oui, parce que les dossiers sont tenus conformément aux critères de l'organisme qui emploie la diététiste.
La meilleure réponse est a. Il s’agit de dossiers de santé qui devraient être créés et tenus conformément aux attentes de la profession. La réponse b présume qu’aucune mesure de protection des dossiers ne peut être établie quand des personnes non assujetties à des règlements exercent le contrôle sur les dossiers. Quoique, de toute évidence, il soit plus difficile de veiller à ce que des membres de professions non réglementées possèdent des mesures de protection appropriées, la chose n’est pas impossible. La réponse c ne tient pas compte du fait que même si la personne est principalement une cliente de l’organisme, c’est aussi une cliente de la diététiste. La réponse d ne reflète pas l’obligation professionnelle indépendante de la diététiste de veiller à la bonne tenue des dossiers. Même si les critères de l’organisme sont quelque peu pris en compte, il demeure que la diététiste a une certaine responsabilité de veiller à ce que les dossiers soient tenus comme il se doit.
2. Dans le scénario, « Dossiers communs », que devriez-vous faire?
a. Tenir vos propres dossiers, distincts de ceux de l'organisme.
b. Entrer vos notes dans le dossier de l'organisme mais en conserver une copie pour vous.
c. Voir avec l'organisme s'il changera ses pratiques de tenue de dossiers afin de répondre aux attentes de l'Ordre et de la profession.
d. Expliquer la situation aux clientes et obtenir leur consentement pour suivre les pratiques de tenue des dossiers de l'organisme.
La meilleure réponse est c. La question est abordée selon une approche consultative et collégiale et pourrait offrir la meilleure solution. La réponse a peut fonctionner en dernier recours mais exige que vous informiez l’organisme de votre intention et empêche d’autres intervenants utilisant les dossiers dans l’organisme d’accéder à vos dossiers. La réponse b est pertinente uniquement sur les points de la conservation et de l’accès aux dossiers par les clientes. Elle n’apporte pas de solution à des questions comme la sécurité et la confidentialité de la copie des dossiers conservés dans l’organisme. La réponse d n’est pas recommandée car elle vous amènera probablement à discréditer l’organisme pour lequel vous travaillez. En outre, obtenir le consentement des clients pour déroger aux normes professionnelles n’est jamais la meilleure solution.
3. Dans le scénario, « Tenue de dossiers privés », devriez-vous tenir des dossiers distincts, puis éliminer ces renseignements supplémentaires?
a. Oui, car personne d'autre n'a besoin de ces renseignements supplémentaires.
b. Oui, du moment que vous obtenez l'autorisation de l'organisme et que vous conservez les renseignements pendant 10 ans.
c. Oui, car le dossier officiel contient les renseignements minimaux prescrits par l'Ordre.
d. Non, il est trop dangereux de garder des dossiers privés.
La meilleure réponse est b. Si l’établissement accepte que vous teniez ces dossiers séparés et en tient compte dans ses pratiques de tenue des dossiers, alors la plupart des problèmes sont résolus. Cependant, cette réponse vous oblige à prendre les mesures de protection et à organiser les dossiers comme il se doit.
La réponse a passe à côté de la question. Même si les autres membres de l’équipe n’auront jamais besoin de consulter les dossiers, d’autres points doivent être réglés, comme la sécurité, la confidentialité et l’accès pour le cas où les clients demanderaient leurs dossiers « complets », etc. à l’organisme. La réponse c passe elle aussi à côté de la question. Un dossier, une fois constitué, est un dossier et doit être traité comme tel. Le fait que le dossier officiel de l’établissement réponde à vos normes minimales ne change en rien au fait qu’un dossier privé a été constitué. Par conséquent, il doit exister un lien entre les deux dossiers et le dossier privé doit être conservé pendant dix ans. Par contre, la réponse d est une solution possible car elle sous-entend que le dossier privé est classé avec le dossier officiel. La solution b est préférable parce qu’elle est plus transparente et tient compte des règles de l’établissement.
4. Laquelle des mesures suivantes n'est pas une mesure raisonnable de sécurité des dossiers de santé des clients?
a. Des politiques et procédés imprimés.
b. Les dossiers ne quitteront jamais l'établissement.
c. Tous les employés signent des ententes de confidentialité.
d. L'accès aux dossiers est autorisé uniquement lorsqu'il est nécessaire.
La réponse est b parce qu’il peut être nécessaire de sortir un dossier de l’établissement pour une raison quelconque (p. ex., une visite à domicile ou un témoignage à une audience). Par conséquent, il est préférable d’avoir les mesures appropriées pour faire face à cette éventualité que d’essayer de l’interdire entièrement. Toutes les autres mesures devraient faire partie d’un système de sécurité de tenue des dossiers des clients.
5. Combien de temps faut-il conserver les dossiers des clients?
a. Dix ans à partir de chaque visite.
b. Dix ans à partir de la dernière visite.
c. Dix ans à partir de la dernière visite ou depuis que le client a eu 18 ans, si cette date survient la première.
d. Cinq ans pour la plupart des dossiers d'imagerie diagnostique.
La meilleure réponse est c car elle s’approche le plus des Normes d'exercice de la profession Tenue des dossiers.
La réponse a ne prend pas en considération le fait que le décompte s’effectue à partir de la dernière visite. La réponse b ne tient pas compte de la disposition spéciale concernant les clients mineurs. La réponse d se concentre sur les mineurs. Lorsque la Loi sur les hôpitaux publics ou d’autres lois s’appliquent, leurs dispositions ont préséance. Cependant, il est rare que les diététistes aient ce genre de notes dans leurs dossiers.